Une expérience d’organisation de séminaire transformée !

Aujourd’hui, je te partage la magnifique collaboration que nous avons vécue, mes clientes et moi lors d’une prestation de service pour organiser un séminaire de 6 jours pour 30 personnes + quelques jours de co-living en suivant. (*pas de blabla inventé ou enjolivé, ici. Je fais relire mes articles à mes clientes pour être sûre de rédiger notre histoire sous leur point de vue également)

On appelle ça une étude de cas, je te l’accorde, le terme c’est pas sexy, mais ça te permet de visualiser la façon dont nous pouvons (nous = toi & moi) collaborer pour atteindre tes objectifs avec tes projets évènements. Bien sûr, chaque collaboration est différente, unique et personnalisée mais tu pourras te rendre compte au moins d’une partie des possibles.

Coaches et formateur.rices, qui sont Dani Laanatza et Thomas Burbidge ?

Dani et Thomas sont respectivement coach eco-féministe et coach pour indépendant·e·s et freelances. Toutes les deux ont co-crée le programme Surf en Freelance. Il s’agit d’un programme sur deux ans composé de formations, de coachings mensuels de groupes, d’une plateforme pour échanger entre membres mais SURTOUT de 5 séminaires dont 3 en présentiel.

Et c’est la partie Séminaires dont on va parler ici et maintenant. Note importante : Dans le programme de Dani et Thomas, les séminaires sont inclus dans le programme de 2 ans, seules les membres du programme participent aux séminaires (à ce jour).

*Dans cet article (et sur tout ce site), j’essaie d’employer au maximum le féminin neutre – ou l’écriture inclusive (j’apprends), et c’est d’ailleurs Dani et Thomas qui m’y ont initié et m’en ont donné l’habitude.

Les défis qu’affrontait Dani dans l’organisation des séminaires

Dans la Team Dani et Thomas, c’est Dani qui gérait jusque là l’organisation des séminaires sur 2021 et 2022.

Le fait de chercher un lieu, de rentrer en contact, de faire la coordination entre le lieu, la cuisinière, les participants et les autres prestataires comme la vidéaste par exemple, lui prenait un temps fou, une charge mentale de dingue, et lui causait de sacrées douleurs articulaires causées par un temps infini devant son ordinateur.

De loin, je la voyais être toujours dans le speed, alors que ce n’est absolument pas sa nature. Dani habite loin dans la campagne, dans une maison passive en bois et elle adore mettre les mains dans la terre de son potager au moins 1 fois par jour. Tu imagines le contraste !

Je voyais aussi qu’une grande partie de son énergie était dirigée vers l’organisation du séminaire – tout le côté logistique et relation client/inscription – et que par ricochet, elle en avait moins pour développer le coeur du séminaire, le contenu de tout ce qu’elle avait à offrir. Et je sentais que ça la frustrait réellement et que ça l’épuisait.

Je n’ai pas assisté aux séminaires précédents, mais d’après ce que Dani m’a raconté, elle était incroyablement heureuse et ravie de pouvoir rencontrer les membres du programme en personne. Cependant, devoir tout organiser, des moindres détails aux désagréments rencontrés jusqu’à la veille des événements, tout cela l’épuisait. Elle aurait souhaité pouvoir s’immerger dans une bulle de sérénité pour être à 400% présente pour le groupe.

Ça avait été difficile pour elle de mettre toute l’énergie qu’elle avait imaginée dans sa présence aux autres dans le partage et l’enseignement du programme qu’elle avait pourtant minutieusement préparé. Pourtant Dani sait prendre soin de son énergie pendant les séminaire. (lien vers mon article “gestion de ton énergie, Avant-pendant-après une retraite “)

Parce que c’est là, où elle excelle, Dani, c’est dans la préparation du contenu des séminaires, et l’animation de ceux-ci. Non seulement elle excelle, mais en plus elle adore ça !

L’objectif de la délégation de l’organisation du séminaire

Voyant tout cela, je me suis dis que je devais lui proposer mes services pour le prochain séminaire prévu, qu’elle n’ait plus à s’occuper de la partie organisationnelle & logistique.

Cela lui permettrait de :

—> réduire considérablement la charge mentale et rétablir son écologie personnelle ( fatigue, douleur…) —> rediriger cette énergie économisée sur son coeur de métier, l’élaboration d’expérience pour les membres de SURF. —> pouvoir être à 400% présente lors de chacun des séminaires

Ma démarche, ou comment tout a commencé

Au début de notre collaboration, j’ai pris l’initiative d’envoyer un e-mail détaillé exposant ma démarche. Nous avons ensuite organisé un appel découverte approfondi au cours duquel j’ai minutieusement noté tous les besoins et critères spécifiques (au nombre impressionnant de 14 critères 🙃) que Dani souhaitait pour le prochain séminaire. Ces informations précieuses m’ont permise de rédiger une proposition commerciale sur mesure, reprenant en détail les éléments clés de notre échange, ainsi qu’un devis ultra personnalisé adapté à ses besoins uniques.

Voici le détail du devis que je lui ai proposé ( certaines infos on été supprimées par discrétion) :

Dani, Libérée, délivrée

Les effets immédiats de la délégation sur Marie et son niveau de stress

Une fois que Dani et Thomas ont pris la décision de laisser le côté logistique du séminaire entre mes mains, Dani fut de suite allégée de son fardeau. Elle a pu abandonner sa to-do list, et réduire considérablement le temps qu’elle consacrait à cette mission-là.

Le processus de communication efficace mis en place pour rassurer Dani et Thomas

Désormais, elle ne consacre que quelques minutes toutes les deux semaines à la lecture du mail d’avancement que je lui envoie, ainsi qu’une demi-heure par mois pour discuter des points spécifiques lors de nos visioconférences. Ce système d’échanges a été instauré selon ses souhaits et besoins, afin qu’elle puisse rester informée de manière concise, sans se sentir “exclue” et avoir un aperçu de l’avancement du projet.

De mon côté, il est essentiel de maintenir une communication synthétique avec mes clientes pour les rassurer : « Le projet avance, je m’en occupe, concentre-toi sur l’essentiel de l’expérience que tu souhaites offrir, tout est sous contrôle ».

Timing et Organisation du Séminaire

Détails sur la planification de l’événement sur une période de 6 mois

Tips pour planifier ton prochain séminaire :

J’avais 6 mois pour organiser le séminaire. C’est beaucoup ou c’est peu ? 6 mois : pour la somme de travail que cela demande, c’est ok. Mon planning n’était pas surchargé, c’était confortable pour moi.

Par contre 6 mois est court pour : Trouver des lieux adéquats ET disponibles. Surtout pour un grand groupe comme celui-ci et les 14 critères que le lieux devait remplir.

Pour une grande majorité des lieux : ceux qui sont exceptionnels, ceux qui proposent un rapport qualité/prix avantageux…c’est très courts, car ils se réservent 12 mois à l’avance voire…davantage. Bref, le panel de choix se réduit plus on s’y prend tard.

Les étapes clés, y compris la recherche du lieu, la coordination avec les participants, et la gestion des prestataires

Etape 1 : Le lieu : Ayant les critères de recherche, je me mets de suite à la recherche d’un lieu qui répond au maximum de critères et qui est disponible. Je passe un bon moment dans la recherche. Je trouve des lieux sympa, mais pas disponibles au dates, ou des lieux pas tip top…Enfin…j’en trouve un dans la zone demandée et en plus c’est tout proche de chez moi, et ça m’a bien l’air d’une pépite. Je décide d’aller sur place vérifier un point important. Tout est ok.

Je présente le résultat de mes recherches, j’explique en quoi, ce lieu répond aux critères. Le lieu répond à 13 critères sur 14. Yes !!! Dani et Thomas valident.

Je confirme auprès du lieu, je pré-lis le contrat de réservation, je souligne les points auxquels il faut prêter attention et je note les actions qu’il reste réaliser par Dani et/ou Thomas (lire le contrat, signer le contrat, réaliser tel paiement, de telle manière, à tel ordre).

Etape 2 : Les participant·e·s :

Tout ce qui est relation avec les potentiel·le·s participant·e·s et les participant·e·s inscit·e·s est chronophage :

/

*Répondre aux questions des participantes. *Recueillir leurs infos (Qui vient, jour/heure d’arrivée de départ, restriction alimentaire et/ou autre allergie, situation particulière, création document pour faciliter le co-voiturage, le ramassage à la gare, la location de voiture, ou taxi)

( Dans le programme Surf de Dani et Thomas, les participant·e·s ont l’option de réaliser un ou plusieurs séminaires la première ou la deuxième année. Cela signifie qu’il faut recueillir les souhaits de participation, aider les participant·e·s à prendre une décision etc… Car souvent les participant•e•s rencontrent des problématiques de deadlines sur des projets clients, de garde d’enfants ou de budget pour les déplacements. Un temps de réflexion est souvent nécessaire).

Ces missions qui semblent simples mais qui ne le sont pas toujours, demandent de l’empathie, de la patience mais il faut aussi à un moment donnée savoir trancher.

Etape 3 : Coordination

Je crois que c’est une des missions dans l’organisation de séminaire que je préfère : ***** Echanges avec les prestataires comme ici avec la cuisinière Eloïse, la vidéaste Magali pour qu’elles, aussi, aient les informations nécessaires pour leur séjour et pour leur mission (qu’elles soient sûres d’avoir le matériel nécessaire sur place, qu’elles sachent comment est organisé le lieu pour pouvoir réaliser au mieux leur mission. )

Et ce que j’aime par dessus tout, c’est de régler les petits imprévus en faisant preuves d’inventivité. Par exemple, lors de ce séminaire pour Eloïse, la cuisinière : 1° La plateforme d’appro de produits bios où Dani et Thomas ont l’habitude de commander, ne livrait pas jusqu’au lieu. —> J’ai proposé une solution. 2° Il manquait dans la cuisine professionnelle, un petit électro-ménager dont la cuisinière allait se servir quotidiennement. J’ai pu rebondir et lui trouver le petit électro-ménager.

Pour Magali, la vidéaste, ayant prévue des plans en drone, elle avait besoin d’informations précises pour récupérer une autorisation, une zone militaire étant à quelques dizaines de kilomètres du lieu…je lui ai transmis ce dont elle avait besoin.

Voilà, en bref, plein de petites choses qui peuvent vite constituer une to do-list à rallonge, si Dani avait du tout faire elle-même en plus de préparer le contenu du séminaire.

Etape 4 : Activité complémentaire

Proposer des prestataires pour les activités complémentaires, pour Dani et Thomas, c’est un cours de surf. (Je fais ma recherche d’école de surf, demande des devis, je checke l’intention des différentes écoles, je fais un topo à Dani en communiquant ma petite préférence, Dani choisis. Je confirme à l’école sélectionnée. Je transmets à Thomas le nécessaire pour qu’il puisse réaliser l’acompte pour la réservation.)

Etape 5 : J-1 : On y est presque

J’accueille avec une grande joie Dani et Thomas, la veille de l’évènement sur le lieu. Je suis avec eux pendant qu’ils découvrent le lieu. Et je réponds à leur question accompagnée de la gérante du lieux.

Puis le séminaire se déroule magnifiquement. 🤩

L’Effet Wouaou : Retours et Témoignages

Les retours enthousiastes des participantes sur l’organisation et le lieu du séminaire

Les participantes ont adoré ce séminaire – le fond, la forme, les échanges, les déclics etc…

Je te partage 3 de leurs retours concernant le lieu et l’organisation ( oui juste 3 car il n’y a pas la place des 20 autres) :

Et puis les témoignages géniaux de Dani et Thomas

Cette délégation de mission a eu un impact important sur :

• Temps – Dani s’est libérée plusieurs heures par semaine

• Charge mentale – Elle a allégé sa liste de tâches en se débarrassant de celles qui n’avaient aucun rapport avec son cœur de métier.

• Stress – Le stress, qu’elle ressentait en gérant une mission qu’elle n’appréciait pas énormément et qu’elle savait ne pas faire parfaitement, a disparu.

• Qualité – Elle peut offrir aux participants une organisation plus structurée ainsi que des lieux de meilleure qualité.

Ce qui a permis cela dans ma manière de travailler :

• Soutien personnalisé : Je vérifiais toujours si Dani avait un besoin particulier et je l’ai accompagné dans la douceur, la bonne humeur et la sérénité.

• J’ai instauré une communication efficace et une collaboration transparente

• J’ai mis du coeur à l’ouvrage dans ce projet qui me plaisait énormément.

• Je me soucie des petits détails pour répondre au mieux aux demandes.

Pour finir :

Alors voilà, l’histoire inspirante de Dani et Thomas nous montre à quel point le fait de déléguer peut véritablement transformer une expérience de coachs.

En me confiant les détails logistiques, Dani a pu libérer son temps et son énergie, se concentrer sur l’essence même de son programme et offrir ainsi une expérience exceptionnelle à ses participantes.

Si tu te retrouves dans une situation similaire, submergée par les détails d’organisation au détriment de l’essentiel de ton événement, il est temps de déléguer. Libère-toi du fardeau du stress et de la surcharge mentale. Permets-moi de prendre en charge les aspects logistiques, pour que tu puisses te consacrer pleinement à la création d’expériences inoubliables pour ton audience.

**Prête à transformer tes séminaires et événements en moments exceptionnels ? Contacte-moi dès aujourd’hui pour discuter de la façon dont je peux t’aider à alléger ta charge mentale et à créer des expériences mémorables pour ton public. N’attends plus pour offrir le meilleur à tes participantes et préserver ton écologie personnelle.

Bonus :

👍🏻 Et tu peux aussi découvrir l’effet Wouaou de ce séminaire à travers le superbe documentaire de 14min, Des Nuages et de la Boue que Magali Seyvet ( Allheroes.fr) a réalisé pour Thomas et Dani.

👍🏻 Et découvrir un peu plus ce que proposent mes clients à travers leur programme et leur séminaire.